L’impression de bureau : un sujet qui peut sembler banal de prime abord, mais qui peut devenir un véritable cauchemar. Du redoutable blocage de papier à la cartouche de toner qui se vide sans crier gare, comment se fait-il que les imprimantes de bureau semblent toujours tomber en panne au pire moment? Nous avons tous déjà vécu la frustration d’avoir désespérément besoin d’un document à la dernière minute et de rater notre coup à cause d’une erreur d’imprimante.
De plus, quand on pense que la plupart des bureaux modernes sont pourvus d’appareils multifonctions qui servent non seulement pour l’impression, mais aussi pour la numérisation, la copie et la télécopie de documents, nos frustrations technologiques ne font que s’aggraver. Heureusement, j’ai de bonnes nouvelles pour vous, chers lecteurs : il existe de meilleures façons de faire.
« Avez-vous essayé d’éteindre et de rallumer votre appareil? »
On estime qu’en moyenne, 23 % de tous les appels de soutien technique concernent les imprimantes, et que les équipes de soutien peuvent consacrer 15 % de leur temps à résoudre ces problèmes
chaque année. Lorsque l’on sait que l’employé de bureau typique imprime 34 pages par jour (c’est-à-dire plus de 12 000 pages par année), les temps d’arrêt s’additionnent, nuisant considérablement à la productivité et accaparant les ressources du soutien technique. Pour éviter ces temps d’arrêt, votre organisation devrait prévenir les problèmes grâce à des services de soutien et des logiciels compagnons intelligents.
Prévenir les problèmes
Vous ne devriez pas avoir à douter du bon fonctionnement de vos appareils de bureau. Il est raisonnable de s’attendre à ce qu’ils soient presque toujours disponibles pour les tâches administratives courantes comme l’impression, la copie, la numérisation et la télécopie. En plus de choisir les appareils multifonctions qui leur conviennent, la plupart de nos clients optent également pour une combinaison de services et de soutien. Voici quelques conseils pour éviter que vos imprimantes ne connaissent des temps d’arrêt :
1. Choisissez un appareil multifonction adapté à vos besoins
Ni trop gros, ni trop petit. Assurez-vous de choisir un produit convenant à votre milieu de travail, en fonction du nombre de personnes qui l’utiliseront, de votre volume mensuel et de vos périodes de pointe. Si votre organisation compte 1 000 employés, mais une seule imprimante de bureau, vous êtes bien plus susceptibles de subir des temps d’arrêt parce que vous surchargez votre appareil.
2. Intégrez vos applications
Utilisez des intergiciels. Ces logiciels compagnons abordables peuvent faire de votre appareil multifonction le point de départ ou d’arrivée idéal pour tous vos besoins en matière de documents. En utilisant des logiciels compagnons conçus spécifiquement pour votre appareil, vous évitez aussi les problèmes d’incompatibilité.
3. Profitez de l’intelligence artificielle
Automatisez les demandes de service et la commande de fournitures. Certains appareils multifonctions dernier cri peuvent automatiquement commander du toner et de l’encre lorsque le niveau atteint un seuil prédéterminé. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à passer vos commandes manuellement et vous évitez de découvrir que les niveaux d’encre de votre imprimante sont bas au moment où vous en avez le plus besoin! D’autres appareils récents proposent également des technologies de diagnostic et de communication ayant recours à l’intelligence artificielle : si l’appareil détecte un problème qui n’est pas lié aux utilisateurs, il fait automatiquement une demande de service auprès de l’équipe de soutien technique.
4. Exploitez pleinement la redondance intégrée
Activez le lancement d’impression à partir de n’importe quel appareil. Votre bureau dispose probablement de plusieurs appareils multifonctions. Si c’est le cas, vous devriez cesser d’utiliser des files d’attente propres à chaque imprimante et opter pour une file d’attente partagée. Le système trouvera ensuite un appareil disponible et entièrement fonctionnel pour effectuer chaque tâche. Des applications conviviales permettent de profiter de cette fonctionnalité, qui renforce également la sécurité des documents et peut réduire le nombre d’impressions inutiles de 30 %!
Les imprimantes sont source d’anxiété pour bien des organisations et des employés, mais nous sommes là pour vous aider! Konica Minolta met à votre disposition les outils et les spécialistes dont vous avez besoin pour réduire votre stress, contrôler vos coûts et améliorer votre expérience d’impression.
