Au tournant du XXe siècle, à peine quatre ans avant le célèbre premier vol des frères Wright, Charles Duell, directeur du Bureau américain des brevets, affirme que « tout ce qui pouvait être inventé l’a été ». Bien sûr, on sait tous que l’histoire ne lui a pas tout à fait donné raison…
Le marché actuel se réinvente constamment, au rythme du changement technologique. Les habitudes des consommateurs changent en fonction des technologies auxquelles ils ont accès, et les entreprises adaptent leur modèle d’affaires en conséquence. Le quotidien est de plus en plus imprégné de ce qui, jadis, semblait relever de la science-fiction. Le communicateur portable de Star Trek? De nos jours, le téléphone intelligent moyen offre des fonctionnalités bien plus avancées. Carl 500 de 2001 : l’odyssée de l’espace? Rien de bien impressionnant à côté d’Alexa, qui pourrait même ouvrir la porte d’une capsule de sortie, pour peu qu’elle soit connectée à une serrure intelligente.
Au fond, ce que je veux dire, c’est que les consommateurs sont de plus en plus à l’aise avec la technologie – et qu’ils en sont de plus en plus dépendants. Les entreprises doivent donc s’efforcer de prendre une longueur d’avance si elles veulent profiter de cette évolution. Or, l’un des endroits où il est tout simple d’intégrer la technologie moderne au quotidien du bureau – même si on néglige souvent cet endroit – est l’accueil des visiteurs. Je vous explique…
Une première impression, ça ne s’oublie pas
De nos jours, dans un bureau type, une personne à la réception est chargée d’accueillir les visiteurs et de leur demander leur nom et celui de l’employé qu’ils viennent voir; cette personne leur fait ensuite signer un cahier ou un registre. Rien de bien sorcier, non?
Mais que dites-vous des situations que voici? On a sans doute tous (y compris moi) déjà vécu quelque chose du genre en arrivant à la réception d’un bureau :
- Il n’y a personne à la réception; vous décidez donc d’attendre jusqu’à ce que quelqu’un arrive.
- Il n’y a personne à la réception; vous décidez donc de passer un coup de fil à l’employé que vous venez voir.
- Il n’y a personne à la réception; vous décidez donc de partir.
- Il y a quelqu’un à la réception, qui vous demande d’inscrire manuellement divers renseignements, comme votre nom et celui de la personne que vous visitez.
Dans les trois premiers cas, c’est instantané : l’état de la réception donne une mauvaise impression de l’entreprise. Le processus est inefficace et désagréable, et la première chose que les visiteurs remarquent en entrant, c’est que l’organisation du bureau laisse à désirer. Au bas mot : pas idéal. Bien que la quatrième situation soit préférable aux trois autres, elle indique quand même aux visiteurs que l’entreprise accuse un certain retard en matière de technologie.
« Quoi que vous fassiez, je peux faire mieux »
Mais comment éviter que votre bureau ne fasse mauvaise impression? La solution est simple : un service de réception virtuelle, aussi appelé solution de gestion des visiteurs. Les systèmes de réception virtuelle sont des plateformes interactives qui conjuguent des caractéristiques matérielles et logicielles. Lorsqu’ils sont déployés de manière efficace, ils offrent toutes sortes de fonctionnalités :
- Ils accueillent les visiteurs à leur arrivée.
- Ils consignent des renseignements comme leur nom, leur adresse courriel, le nom de la personne visitée et la date et l’heure de la visite.
- Ils avisent l’employé que son invité est là par téléphone, appel vidéo, courriel ou message texte.
- Ils informent les visiteurs de leurs droits, de leurs obligations et de leurs responsabilités quand ceux-ci arrivent sur place.
- Ils leur fournissent des renseignements supplémentaires au besoin ou sur demande.
- Ils produisent des rapports des visites et peuvent consulter le registre électronique au besoin.
En plus de ces fonctions, les systèmes de réception électronique présentent toutes sortes d’autres avantages pour les entreprises :
- Économies et gains d’efficacité.
- Automatisation et simplification de la gestion des visiteurs.
- Communication d’accueil à distance en direct entre visiteurs et employés.
- Conformité au processus d’accueil assurée.
- Application des normes et des règles de l’entreprise ou de l’industrie
Voici ALICE
ALICE, c’est le système de réceptionniste virtuelle de pointe de Konica Minolta. Peut-être l’avez-vous déjà rencontrée si vous avez visité nos bureaux de Toronto, Montréal ou Calgary. Pratique, accessible et conviviale pour les visiteurs comme pour les employés, ALICE s’est révélée un atout inestimable dans nos trois grandes succursales, et nous comptons continuer de l’installer ailleurs au Canada. La vidéo qui suit vous présente ALICE et toutes ses fonctionnalités :