Principales raisons de mettre à niveau votre appareil multifonction
- Équipement d’impression obsolète
- Recours constant et excessif aux services de soutien technique
- Faible niveau de cybersécurité et données vulnérables
- Nouveaux besoins commerciaux
- Qualité d’impression et fonctionnalités réduites
Les appareils multifonctions sont le cœur de l’environnement d’impression d’une organisation. S’ils sont en bon état, ils gèrent toutes les tâches d’impression, de copie, de télécopie et de numérisation au bureau. Or malgré le rôle essentiel de ces appareils, certaines entreprises se montrent étonnamment têtues lorsqu’il s’agit de changer le leur, devenu obsolète et peu performant.
En cas de problème cardiaque récurrent ou même mineur, vous agiriez sans attendre. Alors pourquoi ne pas faire de même avec le cœur de l’environnement d’impression de votre entreprise?
Les organisations qui recensent à mesure les signes qu’il est temps de mettre à niveau un appareil multifonction sont en meilleure position pour lutter contre les cyberattaques et fournir un environnement d’impression efficace qui favorise la productivité.
Voir les signes : pourquoi changer d’appareil multifonction de manière préventive
Pour de nombreuses organisations, la décision de mettre à niveau des appareils multifonctions est difficile à prendre, car elles doivent tenir compte de plusieurs facteurs importants, comme le budget et leurs besoins croissants de technologies dotées de fonctions avancées.
Celles qui savent reconnaître qu’une mise à niveau d’un appareil multifonction est nécessaire peuvent faire appel à un fournisseur de services gérés pour éviter les maux de tête qu’entraînent les technologies obsolètes. Voici les principaux signes à reconnaître pour garder un environnement d’impression aussi efficace que possible.
Équipement d’impression obsolète
Les appareils multifonctions obsolètes peuvent entraver la productivité et le rendement. Les organisations qui s’obstinent à les garder pour leurs impressions courantes se privent des fonctions avancées des nouveaux modèles. L’adoption de meilleures capacités d’impression peut être le tremplin dont elles ont besoin pour passer au niveau supérieur.
Les appareils multifonctions sont notamment dotés d’une fonction d’impression mobile, qui est hautement prisée par les organisations qui s’adaptent à la réalité du télétravail. Cette fonction permet aux propriétaires comme aux employés d’imprimer de n’importe où, n’importe quand, en toute commodité et sécurité.
Recours constant et excessif aux services de soutien technique
Des problèmes d’impression récurrents et des recours fréquents aux services de soutien technique indiquent clairement que le moment est venu de mettre à niveau des appareils multifonctions. Qui plus est, les organisations qui n’ont pas de services d’impression gérés doivent payer pour des services d’urgence, ce qu’elles peuvent éviter en évaluant d’avance leur environnement d’impression. Les heures consacrées au soutien technique et aux appareils qui fonctionnent mal sont du temps perdu, ce qui engendre de la frustration chez les employés.
Il faut garder à l’esprit qu’en règle générale, la durée de vie moyenne d’un appareil multifonction est normalement de cinq ans, et de sept à dix ans pour un appareil haut de gamme. Au-delà de cette période, il devient plus rentable de faire une mise à niveau que de payer pour une foule de réparations inutiles.
Faible niveau de cybersécurité et données vulnérables
Sans les précautions de mise, les appareils multifonctions sont exposés aux mêmes menaces pour les données et aux mêmes risques de cybersécurité que les ordinateurs en réseau ordinaire. Les données sont stockées sur des disques durs internes qui doivent rester sécurisés lorsqu’ils sont connectés à un réseau interne. Les équipements récents sont munis de fonctions de sécurité avancées, comme l’authentification de l’utilisateur, l’accès géré et le chiffrement, qui protègent les données et contrent efficacement les cyberattaques. Les organisations qui souhaitent réduire leur cyberrisque et renforcer la sécurité de leurs données devraient mettre à niveau leurs appareils multifonctions avant de subir des pertes financières ou de rencontrer des problèmes juridiques.
Nouveaux besoins commerciaux
Comme les organisations évoluent au fil du temps, les environnements d’impression doivent être adaptés aux nouveaux besoins. Toute organisation en croissance, quel que soit son secteur, doit pouvoir imprimer de grandes quantités de documents en prévision des nouvelles activités.
La solution d’impression qui convenait à une entreprise il y a cinq ans n’est peut-être plus suffisante, ou pire, peut freiner son développement et l’atteinte de ses objectifs de croissance. Les organisations qui surveillent leur utilisation de leur équipement impression peuvent mieux en évaluer l’efficacité. Un appareil multifonction n’est plus adéquat dans les cas suivants :
- Son interface d’utilisation, non conviviale, ne favorise pas l’efficacité des employés.
- Il n’a pas de technologies avancées pour simplifier les processus documentaires.
- Sa capacité de papier limite la productivité des employés.
- Il n’est pas assez performant (sur le plan du volume, de la vitesse ou des deux) pour suivre le train des activités commerciales.
Qualité d’impression et fonctionnalités réduites
Les employés utilisent fort probablement l’appareil multifonction tous les jours : quand cet outil essentiel est hors service, les tensions augmentent et la frustration des employés atteint son paroxysme. Ces derniers ont l’impression de ne pas pouvoir faire leur travail et ressentent une pression croissante de leur patron ou de leurs clients pour maintenir leur productivité. Cette réduction de la fonctionnalité ainsi que la dégradation de la qualité d’impression au fil du temps indiquent clairement qu’il est temps de mettre à niveau les appareils multifonctions.
Les entreprises qui conservent des appareils multifonctions obsolètes constateront une réduction notable de la qualité des impressions. Les vieux équipements peuvent produire des images floues ou décolorées, des imperfections et des taches d’encre. Ces défauts peuvent non seulement réduire la lisibilité du texte, mais aussi entacher la crédibilité de votre entreprise : des impressions floues ou imparfaites sont jugées non professionnelles.
Mise à niveau des appareils multifonctions : un investissement rentable
Les organisations qui investissent dans la mise à niveau de leurs appareils multifonctions obtiennent un important rendement sur investissement. Elles profitent d’un environnement d’impression simplifié, plus rapide et plus efficace ainsi que d’un volume approprié d’impressions de grande qualité, le tout à un prix abordable. De plus, les mises à niveau s’accompagnent généralement de fonctionnalités avancées conçues pour renforcer la cybersécurité et protéger les données.
Si votre entreprise a remarqué l’un des signes mentionnés, il est temps d’être de faire appel à un spécialiste de confiance pour vous procurer un appareil multifonction haut de gamme qui répondra à vos besoins d’impression et améliorera la connectivité au sein de votre entreprise.