Dans le monde numérique dynamique d’aujourd’hui, le contenu est roi et maître – mais sa gestion peut sembler une tâche sisyphéenne. Pour les entreprises sociales, la gestion de contenu ne consiste pas que dans l’organisation des fichiers : elle concerne également les données et renseignements dans ces fichiers qui contribuent au virage numérique et aident les organisations à atteindre leurs objectifs d’affaires de manière plus efficace.
Le virage numérique implique la modernisation de processus critiques, l’informatisation des opérations ainsi que l’exploitation du nuage et des technologies d’intelligence artificielle (IA). Toutefois, cela ne peut se faire sans une bonne maîtrise de votre contenu d’entreprise. Celui-ci ne constitue pas que des données! Il s’agit également de votre propriété intellectuelle, et d’un précieux capital pour votre entreprise.
Mais voilà, il y a un hic : le contenu est souvent fragmenté entre plusieurs dépôts, ce qui crée non seulement des frictions sur le plan des opérations, mais également des problèmes de conformité. L’organisation moyenne compte environ 7 à 10 dépôts d’information*, ce qui rend presque impossible la consultation et la gestion efficace du contenu.
Explorons maintenant le nouveau monde de la gestion de contenu et comment il peut révolutionner votre entreprise.
Les avancées dans le domaine de la gestion de contenu
L’avenir de la gestion de contenu repose sur la fédération de données dans le nuage, ce qui libère le réel potentiel des données non structurées. Le nuage fédéré associe et organise le contenu issu de plusieurs dépôts, ce qui vous permet de consulter et d’analyser les données et l’information dont vous avez besoin sans avoir à les migrer vers un seul et même dépôt.
Grâce au progrès de l’IA, il est maintenant possible de maximiser le potentiel des données non structurées de votre organisation et d’en bénéficier sans avoir besoin d’en effectuer la migration. Par exemple, le nouveau Content Innovation Cloud de Hyland – révélé au CommunityLIVE 2024 – utilise l’IA pour offrir aux entreprises une solution de fédération de données dans le nuage qui facilite la gestion et l’utilisation de leur contenu pour ainsi accélérer leur prise de décisions critiques.
L’unification est la réponse à la fragmentation
Dans un monde où le contenu est dispersé aux quatre vents, l’unification est la clé pour pallier la fragmentation entre plusieurs dépôts. Dans ce contexte, cela signifie d’aller chercher le contenu où il est et de vous donner une vision unique et cohérente de l’ensemble de vos données. Cette approche ne fait pas seulement que simplifier la gestion de contenu, mais permet également d’utiliser l’IA pour extirper des renseignements et automatiser des processus. En créant une vue unifiée de votre contenu, vous pourrez tirer avantage de la puissance de l’IA et des technologies infonuagiques pour transformer les opérations de votre entreprise.
Imaginez avoir une application unifiée qui s’intègre de façon fluide à vos dépôts existants, vous offrant une vue exhaustive de votre contenu, sans avoir besoin de migrer vos données. Grâce à cette approche harmonisée, vous pourrez simplifier vos opérations, réduire les risques liés à la conformité et prendre rapidement des décisions éclairées par des données en temps réel.
Trois types de données d’entreprise
Les données structurées sont organisées, p. ex. dans une base de données ou une feuille de calcul. Elles sont faciles à chercher, à analyser et à gérer.
Les données non structurées (courriels, documents, images numérisées, etc.) sont difficiles à recueillir, mais contiennent de l’information utile à la prise de décisions.
Les fichiers de médias enrichis (vidéos, images, fichiers audio, etc.) nécessitent souvent des outils spécialisés pour garantir leur accessibilité, repérabilité et sécurité.
Le nuage contribue à la transformation du contenu et à l’accélération de la croissance
La technologie infonuagique joue un rôle important dans la gestion de contenu moderne avec ses innombrables avantages par rapport aux méthodes traditionnelles, les plus grands étant l’extensibilité et la flexibilité qu’elle apporte à vos opérations. Vous pouvez ainsi ajuster vos ressources en un tournemain et gérer facilement le volume croissant de contenu sans compromettre votre rendement. La capacité d’ajuster les ressources sur demande contribue à maintenir l’efficacité des opérations, même si les exigences relatives à votre contenu évoluent.
Un autre avantage majeur réside dans les économies réalisées. En éliminant le besoin d’infrastructures sur place, les solutions infonuagiques réduisent les dépenses en capitaux et les coûts opérationnels. De plus, les modèles de paiement à l’utilisation garantissent que vous payez seulement pour les ressources dont vous vous servez réellement. Votre budget sera ainsi plus facile à gérer. Enfin, un avantage non négligeable est le renforcement de la collaboration, puisque la gestion de contenu sur le nuage facilite l’harmonisation du travail entre les équipes et emplacements. Les employés peuvent accéder au contenu en tout lieu et en tout temps, ce qui améliore la productivité et encourage l’innovation.
Préparer le contenu de votre entreprise à l’IA
La préparation à l’IA ne se fait pas du jour au lendemain. Il s’agit d’un processus graduel qui nécessite une planification et une mise en œuvre réfléchies en fonction de vos besoins. En fait, selon le rapport de 2024 d’AvePoint*, même si 80 % des organisations croyaient que leurs données étaient prêtes pour l’IA, près de 95 % ont rencontré des problèmes durant la mise en œuvre, qui pour plus de la moitié (52 %) d’entre elles découlaient notamment la qualité et l’organisation des données internes.
Voici quelques étapes pour préparer vos données, vos intervenants et votre organisation à l’IA en matière de gestion du contenu d’entreprise.
- Examiner l’état actuel de votre entreprise
Évaluez vos processus de gestion de contenu actuels pour repérer les points où il y a matière à amélioration. Commencez par analyser en profondeur chaque service pour comprendre comment la complexité des procédures peut nuire à vos opérations et à la profitabilité de votre entreprise. Prenons par exemple le service des finances : les problèmes au sein des subdivisions comme les comptes créditeurs ou les systèmes de paie peuvent être une cible facile. Analysez comment les solutions de gestion de contenu alimentées par l’IA peuvent simplifier ces processus et améliorer l’efficacité pour ainsi mieux atteindre les grands objectifs de l’entreprise. Consultez les parties prenantes et recueillez des données pour créer un aperçu transparent de l’état actuel de vos capacités, de vos besoins et des domaines d’application potentiels de l’IA.
- Concevoir une feuille de route
Créez une feuille de route détaillée pour la mise en œuvre de l’IA qui décrit clairement les étapes et les jalons incontournables pour atteindre vos objectifs de transformation du contenu. Cette feuille de route devrait comporter des échéanciers réalistes, une allocation des ressources nécessaires et des indicateurs de rendement clés (IRC) pour établir des seuils de progrès et de réussite. La planification de scénarios peut également aider à anticiper les problèmes potentiels et à concevoir des stratégies d’atténuation. Cette approche exhaustive aidera votre organisation à aligner ses objectifs sur les avancées technologiques pour ainsi garantir que l’adoption de l’IA apportera des bienfaits concrets.
- S’associer à des experts
Nous sommes entrés dans une nouvelle ère de gestion de contenu qui transforme la façon dont les entreprises sociales comme la vôtre mènent leurs activités. Avec l’unification de votre contenu à l’aide du nuage et des technologies d’IA, vous pouvez alimenter la révolution numérique et favoriser le succès de votre entreprise.
Pour ce faire, vous pouvez vous adjoindre des experts en gestion de contenu qui, loin de se contenter de suivre les effets de mode, sont reconnus pour mener la charge sur le plan technologique. Leur soutien sera crucial pour non seulement maximiser les avantages potentiels de l’IA, mais également adapter les meilleures solutions de l’industrie à vos besoins d’entreprise et obtenir un soutien en continu. En vous appuyant sur les connaissances des spécialistes, il sera possible d’exploiter pleinement le potentiel l’IA et ainsi favoriser une innovation constante au sein de votre entreprise.
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*en anglais seulement
