À la découverte des outils logiciels pour PDF et de leurs fonctions et avantages puissants

Le 15 juin 1993 marque la naissance du format de document portable (PDF), lequel a été conçu par Adobeᴹᴰ pour être un format standard dans lequel se transmettraient les fichiers entre différents systèmes (Windows, Mac, Linux, etc.). C’est-à-dire que tout utilisateur peut visualiser un document PDF, quels que soient le système qu’il emploie et l’application native ayant créé le document.

Vingt-six ans plus tard, le PDF est le format de fichier le plus courant sur Internet : en 2018, environ 72 % des documents numériques qui s’y trouvaient étaient des PDF. Une évolution marquée depuis la campagne de marketing originale d’Adobe, lancée en 1993 :

Le format PDF est devenu tellement populaire qu’en 2008, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) en a pris le contrôle pour en faire une norme ouverte. Auparavant, il appartenait exclusivement à Adobe, qui détenait ainsi le seul outil logiciel pouvant modifier ou manipuler les fichiers PDF (Adobe Acrobat). En en faisant une norme ouverte, l’ISO a ouvert la voie à une révolution logicielle, qui n’a pas manqué d’arriver.

Il existe aujourd’hui de nombreux outils logiciels pour PDF, produits par diverses sociétés. Le choix offert sur le marché est immense, mais une chose est sûre : votre organisation a besoin d’un outil avancé.

Voici seulement quelques-uns des avantages que vous pourriez en tirer.

Conversion de documents en PDF et vice versa

L’une des fonctions de base d’un outil logiciel pour PDF (par opposition à un simple lecteur PDF) est la conversion de document d’un format vers le format PDF et inversement. Ainsi, vous pourriez changer un document Word, Excel ou PowerPoint en PDF pour le publier sur le Web ou le transmettre à un tiers. À l’inverse, il peut être utile de convertir un document PDF en ces autres formats.

Les outils de Microsoft permettent parfois de transformer un document Word ou PowerPoint en PDF, mais pour l’opération inverse, il faut un logiciel plus poussé. Par exemple, les outils les plus avancés ne nécessitent qu’un clic de souris pour convertir l’image numérisée d’un tableau en un fichier Excel modifiable (image 1).

Manipulation de fichiers PDF

La manipulation de documents PDF est souvent un casse-tête. La plupart des utilisateurs savent que sans un programme adapté, il est impossible de modifier le texte, les polices, les images et les couleurs d’un document PDF. Même le simple retrait ou ajout de pages est parfois difficile avec les logiciels libres.

Avec un outil avancé cependant, il est commode de changer le texte, les images, la disposition et bien plus, le tout dans un seul et même programme à l’interface conviviale (image 2). Il est aussi possible d’ajouter, de supprimer ou de combiner des pages de multiples documents (parfois même de formats différents, comme Word, Excel et PowerPoint) dans un même PDF. Avec un outil logiciel pour PDF avancé, un document PDF devient aussi – sinon plus – facile à manipuler qu’un document texte!

Sécurité et confidentialité

Le format PDF a été conçu pour le transfert de documents entre plusieurs systèmes différents. Ce passage de mains en mains accroît cependant le risque de modification ou d’atteinte à l’intégrité du fichier par un tiers. C’est pourquoi un outil logiciel pour PDF vous proposera de verrouiller le document pour empêcher sa modification, d’y apposer une signature numérique (p. ex. avec DocuSign) pour garantir sa légitimité aux destinataires, et même de le faire analyser puis nettoyer de toute donnée cachée qui y serait jointe.

Une autre fonction pratique des outils logiciels pour PDF est la possibilité de « caviarder » certaines parties des documents – on parle ici de l’action de biffer l’information sensible ou confidentielle avec un marqueur noir pour la rendre illisible, mais le tout en version numérique plutôt que papier.

Notre choix : Power PDF

Chez Konica Minolta, nous avons besoin de toutes les fonctions présentées ici, et de nombreuses autres encore. C’est pourquoi nos employés expérimentés utilisent Kofax eCopy Power PDF (ePPO). Avec ce logiciel, ils peuvent visualiser, modifier et manipuler des documents PDF sans devoir d’abord les convertir en d’autres formats. De plus, à la différence d’autres logiciels pour PDF similaires, Power PDF permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble en temps réel sur les documents, ce qui encourage et facilite la collaboration.

Voici une vidéo informative sur quelques-unes des caractéristiques les plus intéressantes de Power PDF :

Charles Darwin aurait dit : « Les espèces qui survivent ne sont pas les plus fortes ou les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements. » Si votre organisation utilise des logiciels libres ou n’a simplement jamais pensé à remplacer Acrobat, c’est le moment idéal pour examiner les options qui se sont ajoutées dans la dernière décennie. Communiquez dès aujourd’hui avec Konica Minolta pour découvrir comment Power PDF peut contribuer à améliorer votre productivité, à simplifier la gestion de vos documents et, au bout du compte, à accroître votre chiffre d’affaires.