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  • Le meilleur moyen d’adapter votre entreprise au travail à distance

    Mettez en œuvre un système de gestion de documents basé sur le cloud

    , Spécialiste du marketing

    Gestion d’information sécurisée infonuagique (SCIM) est le système de gestion de documents basé sur le cloud idéal pour aider votre entreprise à s’adapter aux réalités post-Covid. En réfléchissant à la dernière année qui marque le premier anniversaire Covid, je me suis demandé si les petites et moyennes entreprises (PME) se sont adaptées à la tendance accélérée du télétravail. Quelles mesures votre entreprise a-t-elle prises pour s’adapter à cette nouvelle réalité du travail ? La plupart des PME n’ont pas été conçues pour le travail à domicile, et ne le sont toujours pas, et sont confrontées quotidiennement à des problèmes de productivité et de sécurité. Avez-vous eu à échanger plusieurs courriels pour retrouver un document ? Ou essayez de récupérer un document qui se trouve dans un système non accessible depuis votre réseau domestique ? FRUSTRATION. Cela est arrivé à un collègue il y a quelques semaines ! Ces difficultés peuvent provoquer des goulots d’étranglement inutiles pour vos employés. Et poser un risque de sécurité pour votre entreprise. Découvrez comment prendre le contrôle de vos documents et minimiser les risques de sécurité du WFH en exploitant un système de gestion de documents basé sur le cloud.

    Pourquoi une gestion sécurisée des informations dans le cloud ?

    « 74 % des directeurs financiers interrogés ont l’intention de faire passer certains employés au télétravail de manière permanente » (sondage Gartner, 2020). L’investissement dans un système de gestion des documents basé sur le cloud jouera un rôle important pour garantir que vos employés ont accès aux systèmes et aux informations pour faire efficacement leur travail. La mise en œuvre de SCIM permettra à vos employés de travailler de manière productive, efficace et en étroite collaboration, tout en respectant la distanciation sociale (clin d’œil) à partir de la maison. Comme il s’agit d’un système basé sur le cloud, vos employés auront accès à des documents importants de n’importe où, en tout temps et en toute sécurité.

    SCIM vous permettra de rester organisé, vous et vos documents, sans ressentir la fatigue due aux interminables réunions sur Zoom. Vous aurez l’assurance de travailler à partir des documents les plus récents (en tirant parti des fonctions interactives de SCIM). Et non pas sur la version 3, alors que Betty travaille sur la version 4. C’est de la folie.

    Contrôlez le partage des fichiers

    Pour accomplir efficacement notre travail, nous devons avoir accès aux fichiers. Comment y avoir accès tout en travaillant à distance ? La réponse est simple : en utilisant le courrier électronique. Les employés ont été contraints de partager des documents en dehors de l’infrastructure existante de leur organisation parce qu’ils n’avaient pas ou ne pouvaient pas avoir accès au réseau de leur entreprise. La pandémie ne nous a laissé d’autre choix que de mettre en œuvre une stratégie WFH fonctionnelle, quelles que soient les implications en matière de sécurité. « 90% des professionnels de l’informatique pensent que les travailleurs à distance ne sont pas sécures » (OpenVPN).  La plupart des failles de sécurité sont causées par une erreur humaine via une arnaque de phishing par email. « 96 % des cadres sont incapables de distinguer un courriel d’hameçonnage d’un courriel légitime dans 100 % des case  » (KNOWBE4). L’utilisation du courriel pour le partage inutile de fichiers expose votre entreprise à des risques de cybersécurité évitables. Assurez-vous que votre entreprise dispose des politiques appropriées pour garantir la protection des données et la continuité des activités.

    Pourquoi un modèle de gestion de l’information basé sur le cloud ?

    Disposez-vous de l’infrastructure informatique nécessaire pour installer un logiciel ou des employés qualifiés pour assurer la maintenance de ces systèmes ? Les logiciels traditionnels sont une excellente option si vous disposez de l’infrastructure informatique et du personnel nécessaire pour les exploiter. Economisez le temps et les ressources de votre entreprise. Adoptez le modèle basé sur le cloud.

    Les 5 principaux avantages de l’informatique dématérialisée :

    1. L’installation d’un système de gestion de documents nécessite une infrastructure informatique qui est souvent sous-utilisée par votre entreprise. Un modèle basé sur le cloud vous permet de payer ce que vous utilisez plutôt que ce dont vous avez besoin pour installer le système.
    2. Suivez l’évolution rapide de l’informatique. Ne vous inquiétez pas de la mise à niveau de votre infrastructure informatique dans 5 ans. Un modèle basé sur le cloud vous garantit de toujours disposer de systèmes à jour.
    3. Bénéficiez d’une équipe de professionnels de l’informatique qui surveillent et sécurisent constamment vos informations.
    4. Rationalisez votre environnement. En exploitant le cloud, vos données se trouvent dans un système centralisé qui offre aux utilisateurs une expérience uniforme.
    5. Évolutivité. Un modèle basé sur le cloud évolue avec vous.

    La fusion de la gestion documentaire et du cloud est comme Michael Jordon et Scottie Pippen jouant pour les Bulls dans les années 90. Une combinaison gagnante. En mettant en œuvre un système de gestion de documents basé sur le cloud, vous gagnez le contrôle de vos documents. Vous accédez à un environnement sécurisé et contrôlé. Et vous donnez à vos employés les outils nécessaires pour travailler de manière productive et sécurisée, sans mettre votre entreprise en danger. Découvrez SCIM.

    Lina Stinziani
    Spécialiste du marketing
    En tant que spécialiste du marketing chez Konica Minolta, Lina se concentre sur la création de contenu marketing et d’outils de facilitation des ventes. En étroite collaboration avec les responsables des ventes et les clients, son travail commence par une compréhension du public et de leurs besoins commerciaux. Peu importe son rôle dans n’importe quel projet, le cœur du travail de Lina est axé sur la création et la prestation d’une expérience client positive. Le week-end vous pouvez la trouver au parc à pratiquer le yoga, ou encore à regarder la dernière série Netflix.
    05 avril 2021

    Gestion du contenu, Transformation numérique

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