Le secteur de la santé croule sous les processus administratifs, souvent réalisés manuellement sur support papier, ce qui les rend chronophages et sujets aux erreurs. Une simple consultation, la soumission d’une recommandation à un spécialiste ou la planification d’une intervention nécessite de remplir une foule de documents, et encore, ce n’est que le début.
Les tâches manuelles exigent la présence de personnel bien entraîné et expérimenté veillant jour et nuit à ce que tout se déroule rondement. Même ainsi, le succès n’est pas assuré.
Le nombre élevé de patients et de procédures, en plus de la panoplie de formulaires à remplir, sans compter la pénurie de personnel en santé, a entraîné un retard important dans les établissements de soins. En raison de cette situation, on observe souvent des recommandations à des spécialistes qui demeurent sans suivi, des piles de formulaires en attente d’être intégrés au système, des professionnels de la santé qui rapportent du travail à terminer à la maison, des retards dans la soumission des réclamations aux services d’assurance, des refus de paiement dus à des erreurs de codification et des factures erronées aux patients.
Les conséquences concrètes de cette situation sont généralement la surcharge de travail pour le personnel, l’augmentation des frais d’exploitation et une perte de revenus pour l’établissement.
Les organismes de santé font face à l’alternative suivante :
- Continuer de fonctionner avec des tâches manuelles chronophages.
OU
- Aller de l’avant avec des processus numériques automatisés et simplifiés.
En tant que prestataire, que choisiriez-vous?
- Les outils d’automatisation peuvent augmenter le rendement d’une équipe de 35 % à 50 %(en anglais seulement).
- Une réduction des délais de traitement des données de 30 % à 50 % entraîne l’accélération du travail.
- Les économies généralement réalisées grâce à ces mesures d’accroissement de l’efficacité se situent entre 25 % et 50 %, augmentant la rentabilité.
Coup d’œil dans les coulisses des soins de santé
Pensez à la complexité des tâches administratives qui incombent aux prestataires de soins de santé et à ce qu’ils font CHAQUE JOUR pour CHAQUE PATIENT. Si l’objectif est de réduire les coûts et d’augmenter l’exactitude et l’efficacité du personnel, l’automatisation est souvent une solution envisageable. Voici quelques exemples des processus que vous gagnez à automatiser.
| Les processus de recommandation | Vérifier le nombre de lits et les médecins disponibles pour servir rapidement les patients, permettant d’augmenter le taux d’admission. |
|---|---|
| La prise de rendez-vous | Fixer des rendez-vous en fonction du diagnostic et des disponibilités du médecin. |
| La vérification de l’admissibilité aux prestations d’assurance | Recevoir l’approbation des assurances avant ou pendant l’admission d’une personne pour s’assurer que les soins seront couverts. |
| Les réclamations d’assurance | Déposer une demande et veiller à ce qu’aucune ne soit négligée pour réduire au minimum les taux de refus. |
| La mise en congé des patients | Assurer la conformité aux directives de congé. |
| Le paiement | Calculer le montant de la facture et le montant remboursé par les assurances et mettre le patient au courant du paiement à effectuer en lui envoyant un relevé de prestations pour accélérer la procédure et éviter les retards. |
| Les comptes créditeurs | Traiter les factures; numériser les prix et la disponibilité des produits fréquemment utilisés dans les établissements de soins. |
En plus de réduire les coûts et d’améliorer l’exactitude des informations et l’efficacité du personnel, les outils d’automatisation des processus documentaires présentent d’autres avantages :
- Réduire les risques de non-conformité
- Renforcer la sécurité
- Améliorer la qualité des soins
- Remonter le moral
- Améliorer l’expérience du patient
- Favoriser l’interopérabilité entre différents systèmes
L’impulsion à l’automatisation peut venir de la haute direction ou des services qui subissent la complexité des processus. Petit à petit, avec les gains de temps accordés par l’automatisation des processus documentaires pour les tâches chronophages, le prestataire constatera les bienfaits de cette démarche, autrement dit, le véritable RCI de la réduction de l’inefficacité et de l’accroissement de la vitesse par la simplification.
C’est pourquoi l’automatisation des processus fait jaser chez les prestataires de soins de santé (consultez notre récent Mardi techno sur l’interopérabilité dans les soins de santé pour en savoir plus!!). La Covid-19 a ouvert la porte à la hausse des besoins en numérisation et au remplacement des processus manuels en raison du manque de personnel. Cette façon de penser a fait son chemin et les prestataires de soins de santé reconnaissent le besoin de soutenir les services administratifs pour tout bonnement éviter de prendre du retard. Les solutions de gestion intelligente de l’information offrent les outils requis afin de faire du virage numérique une réalité pour les prestataires de soins de santé.
Grâce aux pratiques de la gestion intelligente de l’information de Konica Minolta, misant sur « l’intelligence » des processus, les prestataires de soins de santé peuvent profiter des bienfaits de la numérisation et de l’automatisation sur les plans des coûts, du temps et de la charge de travail. Cliquez ici pour en savoir plus.