{"id":249,"date":"2019-03-05T16:28:52","date_gmt":"2019-03-05T21:28:52","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.konicaminolta.ca\/?p=249"},"modified":"2021-10-07T12:08:10","modified_gmt":"2021-10-07T16:08:10","slug":"receptionniste-virtuelle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.konicaminolta.ca\/fr\/receptionniste-virtuelle\/","title":{"rendered":"La r\u00e9ceptionniste virtuelle : une solution moderne pour la gestion des visiteurs"},"content":{"rendered":"

Au tournant du XXe<\/sup>\u00a0si\u00e8cle, \u00e0 peine quatre ans avant le c\u00e9l\u00e8bre premier vol des fr\u00e8res Wright, Charles Duell, directeur du Bureau am\u00e9ricain des brevets, affirme que \u00ab\u00a0tout ce qui pouvait \u00eatre invent\u00e9 l\u2019a \u00e9t\u00e9\u00a0\u00bb. Bien s\u00fbr, on sait tous que l\u2019histoire ne lui a pas tout \u00e0 fait donn\u00e9 raison\u2026<\/p>\n

Le march\u00e9 actuel se r\u00e9invente constamment, au rythme du changement technologique. Les habitudes des consommateurs changent en fonction des technologies auxquelles ils ont acc\u00e8s, et les entreprises adaptent leur mod\u00e8le d\u2019affaires en cons\u00e9quence. Le quotidien est de plus en plus impr\u00e9gn\u00e9 de ce qui, jadis, semblait relever de la science-fiction. Le communicateur portable de Star Trek<\/em>? De nos jours, le t\u00e9l\u00e9phone intelligent moyen offre des fonctionnalit\u00e9s bien plus avanc\u00e9es. Carl\u00a0500 de 2001\u00a0: l\u2019odyss\u00e9e de l\u2019espace<\/em>? Rien de bien impressionnant \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019Alexa, qui pourrait m\u00eame ouvrir la porte d\u2019une capsule de sortie, pour peu qu\u2019elle soit connect\u00e9e \u00e0 une serrure intelligente<\/a>.<\/p>\n

Au fond, ce que je veux dire, c\u2019est que les consommateurs sont de plus en plus \u00e0 l\u2019aise avec la technologie \u2013 et qu\u2019ils en sont de plus en plus d\u00e9pendants. Les entreprises doivent donc s\u2019efforcer de prendre une longueur d\u2019avance si elles veulent profiter de cette \u00e9volution. Or, l\u2019un des endroits o\u00f9 il est tout simple d\u2019int\u00e9grer la technologie moderne au quotidien du bureau \u2013 m\u00eame si on n\u00e9glige souvent cet endroit \u2013 est l\u2019accueil des visiteurs. Je vous explique\u2026<\/p>\n

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Une premi\u00e8re impression, \u00e7a ne s\u2019oublie pas<\/strong><\/h2>\n

De nos jours, dans un bureau type, une personne \u00e0 la r\u00e9ception est charg\u00e9e d\u2019accueillir les visiteurs et de leur demander leur nom et celui de l\u2019employ\u00e9 qu\u2019ils viennent voir; cette personne leur fait ensuite signer un cahier ou un registre. Rien de bien sorcier, non?\"R\u00e9ceptionniste<\/p>\n

Mais que dites-vous des situations que voici? On a sans doute tous (y compris moi) d\u00e9j\u00e0 v\u00e9cu quelque chose du genre en arrivant \u00e0 la r\u00e9ception d\u2019un bureau\u00a0:<\/p>\n

    \n
  • Il n\u2019y a personne \u00e0 la r\u00e9ception; vous d\u00e9cidez donc d\u2019attendre jusqu\u2019\u00e0 ce que quelqu\u2019un arrive.<\/li>\n
  • Il n\u2019y a personne \u00e0 la r\u00e9ception; vous d\u00e9cidez donc de passer un coup de fil \u00e0 l\u2019employ\u00e9 que vous venez voir.<\/li>\n
  • Il n\u2019y a personne \u00e0 la r\u00e9ception; vous d\u00e9cidez donc de partir.<\/li>\n
  • Il y a quelqu\u2019un \u00e0 la r\u00e9ception, qui vous demande d\u2019inscrire manuellement divers renseignements, comme votre nom et celui de la personne que vous visitez.<\/li>\n<\/ul>\n

    Dans les trois premiers cas, c\u2019est instantan\u00e9\u00a0: l\u2019\u00e9tat de la r\u00e9ception donne une mauvaise impression de l\u2019entreprise. Le processus est inefficace et d\u00e9sagr\u00e9able, et la premi\u00e8re chose que les visiteurs remarquent en entrant, c\u2019est que l\u2019organisation du bureau laisse \u00e0 d\u00e9sirer. Au bas mot\u00a0: pas id\u00e9al. Bien que la quatri\u00e8me situation soit pr\u00e9f\u00e9rable aux trois autres, elle indique quand m\u00eame aux visiteurs que l\u2019entreprise accuse un certain retard en mati\u00e8re de technologie.<\/p>\n

     <\/p>\n

    \u00ab\u00a0Quoi que vous fassiez, je peux faire mieux\u00a0\u00bb<\/strong><\/h2>\n

    Mais comment \u00e9viter que votre bureau ne fasse mauvaise impression? La solution est simple\u00a0: un service de r\u00e9ception virtuelle, aussi appel\u00e9 solution de gestion des visiteurs. Les syst\u00e8mes de r\u00e9ception virtuelle sont des plateformes interactives qui conjuguent des caract\u00e9ristiques mat\u00e9rielles et logicielles. Lorsqu\u2019ils sont d\u00e9ploy\u00e9s de mani\u00e8re efficace, ils offrent toutes sortes de fonctionnalit\u00e9s\u00a0:<\/p>\n

      \n
    • Ils accueillent les visiteurs \u00e0 leur arriv\u00e9e.<\/li>\n
    • Ils consignent des renseignements comme leur nom, leur adresse courriel, le nom de la personne visit\u00e9e et la date et l\u2019heure de la visite.<\/li>\n
    • Ils avisent l\u2019employ\u00e9 que son invit\u00e9 est l\u00e0 par t\u00e9l\u00e9phone, appel vid\u00e9o, courriel ou message texte.<\/li>\n
    • Ils informent les visiteurs de leurs droits, de leurs obligations et de leurs responsabilit\u00e9s quand ceux-ci arrivent sur place.<\/li>\n
    • Ils leur fournissent des renseignements suppl\u00e9mentaires au besoin ou sur demande.<\/li>\n
    • Ils produisent des rapports des visites et peuvent consulter le registre \u00e9lectronique au besoin.<\/li>\n<\/ul>\n

      En plus de ces fonctions, les syst\u00e8mes de r\u00e9ception \u00e9lectronique pr\u00e9sentent toutes sortes d\u2019autres avantages pour les entreprises\u00a0:<\/p>\n

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      • \u00c9conomies et gains d\u2019efficacit\u00e9.<\/li>\n
      • Automatisation et simplification de la gestion des visiteurs.<\/li>\n
      • Communication d\u2019accueil \u00e0 distance en direct entre visiteurs et employ\u00e9s.<\/li>\n
      • Conformit\u00e9 au processus d\u2019accueil assur\u00e9e.<\/li>\n
      • Application des normes et des r\u00e8gles de l\u2019entreprise ou de l\u2019industrie<\/li>\n<\/ul>\n

         <\/p>\n

        Voici ALICE<\/strong><\/h2>\n

        ALICE, c\u2019est le syst\u00e8me de r\u00e9ceptionniste virtuelle de pointe de Konica Minolta. Peut-\u00eatre l\u2019avez-vous d\u00e9j\u00e0 rencontr\u00e9e si vous avez visit\u00e9 nos bureaux de Toronto, Montr\u00e9al ou Calgary. Pratique, accessible et conviviale pour les visiteurs comme pour les employ\u00e9s, ALICE s\u2019est r\u00e9v\u00e9l\u00e9e un atout inestimable dans nos trois grandes succursales, et nous comptons continuer de l\u2019installer ailleurs au Canada. La vid\u00e9o qui suit vous pr\u00e9sente ALICE et toutes ses fonctionnalit\u00e9s\u00a0:<\/p>\n

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